Entropía en las Organizaciones de las empresas

INTRODUCCIÓN

¿Es posible invertir la entropía? Esa es la última pregunta planteada por el Hombre en la obra de Isaac Asimov, lo que conlleva a preguntarse si es la entropía un suceso maligno que únicamente trae como consecuencia el caos y la destrucción de todo sistema organizacional, desde el universo hasta una empresa pequeña, y si la humanidad en su conjunto debe luchar para revertir los efectos causados por la entropía reinante en cada sistema. Puede resultar atemorizante pensar que por la misma existencia de las cosas, éstas tienden a un desgaste natural, y que toda acumulación de estos desgastes conllevan, inevitablemente, al caos y la destrucción de todo lo que consideramos como vida. He aquí donde el hombre no tiene certeza de su futuro, por lo que buscar trivializar sistemas no triviales, en un afán de crear una

“incertidumbre cierta” que le permita desarrollarse en un ambiente de seguridad emocional. Sin embargo, no se debe tomar una posición tan extrema y alarmista sobre la entropía ya que también puede considerársela como un medio de mejora de la vida, como un medio de evolución de todo sistema organizacional, es decir, que en todo desorden también existe, implícitamente, el orden y la organización, y a través de esta sinergia se obtiene la mejora o evolución de todo sistema. En este punto es donde se debe clasificar los sistemas organizacionales en cerrados y abiertos, con la finalidad de definir el alcance del presente ensayo, en este sentido, en un sistema cerrado ningún elemento del exterior entra y ninguno del interior sale fuera del sistema, se considera que este sistema está condenado a la desorganización y que no se puede aplicar la actividad selectiva darwiniana en el sentido que en la evolución sobreviven los mejores adaptados a las circunstancias siempre cambiantes. De otro lado, en un sistema abierto se importan y procesan elementos del exterior, es decir, existen intercambios permanentes con el ambiente que los rodea, permitiéndoles tener una gran viabilidad.

El sistema abierto es una característica propia de todos los sistemas vivos. Ahora bien, una empresa puede ser considerada como un organismo vivo (como una organización social viva), en cuanto siempre está en constante cambio, en evolución, en interacción con su ambiente, y, que además está conformado por otros organismos vivos (personas), por lo que permite clasificarla como un sistema abierto. Cabe señalar que la evolución empresarial conlleva al establecimiento de mejoras de los objetivos empresariales como rumbo de la empresa. Una vez definido el alcance del presente ensayo se puede añadir que en éste se explicará cómo la entropía deteriora y beneficia, simultáneamente, a las organizaciones empresariales como sistema abierto.

Entropía

En termodinámica, la entropía (simbolizada como S) es una magnitud física para un sistema termodinámico en equilibrio. Mide el número de micro estados compatibles con el macro estado de equilibrio, también se puede decir que mide el grado de organización del sistema, o que es la razón de un incremento entre energía interna frente a un incremento de temperatura del sistema.

La entropía es una función de estado de carácter extensivo y su valor, en un sistema aislado, crece en el transcurso de un proceso que se da de forma natural. La entropía describe lo irreversible de los sistemas termodinámicos. La palabra entropía procede del griego (ἐντροπία) y significa evolución o transformación. Fue Rudolf Clausius quien le dio nombre y la desarrolló durante la década de 1850;^[1][]y Ludwig Boltzmann, quien encontró en 1877 la manera de expresar matemáticamente este concepto, desde el punto de vista de la probabilidad.^[]

Historia

El concepto de entropía desarrollado en respuesta a la observación de que una cierta cantidad de energía liberada de reacciones de combustión siempre se pierde debido a la disipación o la fricción y por lo tanto no se transforma en trabajo útil. Los primeros motores de calor como el Thomas Savery (1698), el Newcomen motor (1712) y el Cugnot de vapor de tres ruedas (1769) eran ineficientes, la conversión de menos del 2% de la energía de entrada en producción de trabajo útil; una gran cantidad de energía útil se disipa o se pierde en lo que parecía un estado de aleatoriedad inconmensurable. Durante los próximos dos siglos los físicos investigaron este enigma de la energía perdida, el resultado fue el concepto de entropía.

En la década de 1850, Rudolf Clausius estableció el concepto de sistema termodinámico y postula la tesis de que en cualquier proceso irreversible una pequeña cantidad de energía térmica δQ se disipa gradualmente a través de la frontera del sistema. Clausius siguió desarrollando sus ideas de la energía perdida, y acuñó el término "entropía". Durante el próximo medio siglo se llevó a cabo un mayor desarrollo, y más recientemente el concepto de entropía ha encontrado aplicación en el campo análogo de pérdida de datos en los sistemas de transmisión de información.

La Entropía en las organizaciones Empresariales.

En 1850 el físico alemán Rudolf Julius Emmanuel Clausius (1822-1888) utiliza por primera vez el término entropía para calificar el grado de desorden de un sistema. Dicho concepto surge del griego, de en (en - en, sobre, cerca de...) y sqopg (tropêe - mudanza, giro, alternativa, cambio, evolución...).

La segunda ley de la termodinámica dice que los sistemas aislados tienden al desorden, ya que en ellos la entropía nunca puede disminuir y como mucho permanecerá constante. La evolución espontánea de un sistema aislado se traduce en un incremento de la entropía.

La entropía es pues una magnitud que nos da el grado de desorden o caos de un sistema. Cuanto mayor es la entropía mayor es el desorden y viceversa.

En general, todo tiende a estropearse y nada se arregla solo: Es la entropía de la vida.

"Todas las cosas deben cambiar, y solo así permanecen verdaderas"

C.G. Jung

En el mundo empresarial la entropía en muchas empresas es patente, campando el desorden y el caos por toda la organización.

La única manera de controlar la entropía en una organización es:

· Querer hacerlo.

· Asignar los recursos para hacerlo.

· Controlar y mantener actualizados dichos recursos (personas y medios).

· Estar preparados para los cambios que con toda certeza algún día se producirán.

· Mantener estructuras organizativas lo más flexibles posible.

· Rodearse de personas competentes, flexibles y con capacidad de adaptación constante a nuevos retos en todos los niveles de la organización.

Para controlar la entropía en la empresa es por tanto fundamental la planificación a todos los niveles de la organización, tanto a nivel estratégico como táctico.

La planificación podemos definirla como un proceso continuo sin interrupciones por el cual una vez definidos y puestos en ejecución los diferentes planes, hay que actualizar constantemente la información con el fin de poder ejercer medidas correctoras si estas proceden.

La revisión periódica del conjunto de planes nos generara información de feed-back (retorno) que podremos utilizar en planificaciones posteriores.

Dicho más llanamente para evitar el caos en la empresa, hay que saber a dónde nos dirigimos. Si sabemos a dónde vamos podremos planificar como hacerlo, si ni siquiera sabemos a dónde nos dirigimos difícil será que lleguemos.

Si salimos a la carretera sin planificar nuestras rutas saldremos a dar una vuelta y lo más probable es que acabemos en un atasco o perdidos Dios sabe dónde.

Conclusión

Las organizaciones nacen con la intención de ser eficientes mediante la combinación adecuada de recursos y capacidades que proporcionen ventajas competitivas sostenibles.

Sin embargo, con el paso del tiempo, las rutinas y procesos que se generan para asegurar una cierta continuidad y seguridad, se convierten en barreras para abordar con rapidez un cambio externo. Esto hace que la propia empresa tenga en sí misma el germen de la ineficiencia.

En este sentido, hay dos grandes enemigos que sí o sí surgen en las empresas por el simple hecho de existir.

La primera es la entropía, que no es más que la tendencia que tienen las cosas por su propio funcionamiento a generar desorden. En este caso, el funcionamiento normal de las compañías va generando desorden y entropía que si no es controlada de cerca y continuamente, provoca graves ineficiencias. Las empresas son como los jardines, que si no se mantienen, acaban creciendo de forma desordenada. Las áreas funcionales, las unidades de negocio, las de servicio,… Todas comienzan a trabajar desalineadas y a moverse como si los independientes movidos por objetivos específicos propios.

La segunda es la fricción, que se produce como consecuencia de la primera, y es que si las distintas áreas empresariales funcionan de forma independiente, las relaciones internas entre ellas se encuentran sometidas a mucha fricción, generando un desgaste inmenso de recursos y de tiempos.

Cualquier líder de éxito es consciente de estas circunstancias y se esfuerza por vigilar de forma constante que esto no ocurra y desarrolla una importante habilidad de comunicación para asegurar que lo que dice se entiende y se cumple así como un alto compromiso de los equipos, alta cohesión y una alta comprensión del marco estratégico.